K:laisen silmin

K-ryhmäläisten havaintoja, kokemuksia ja pohdintoja työelämästä ja maailmasta ympärillämme. Vaihtuvat kirjoittajat ovat K-ryhmän työntekijöitä eri toimialoilta.

Working conditions for all K Group employees changed in one way or another this spring due to the coronavirus epidemic. For office workers, it meant an extended period of working remotely, with increased utilisation of tools for knowledge work.

We at K Group have been managing knowledge work and multi-location work systematically for some 1.5 years now, but this was a real test to our remote work practices and skills. After a month of working remotely, we conducted a personnel survey to hear people’s views on remote work in general and their experiences of long-term remote work in particular. The results quite positive!

590 respondents said that working remotely is effective and a good addition working at the office. The survey showed that team spirit, emotional wellbeing and motivation remained good during the extended period of working remotely. The highest scores were given to modern knowledge work tools, which the respondents felt made remote working effective. People could access the applications they needed remotely, and knew how to use them. Meanwhile, maintaining good ergonomics had posed some challenges at home.

Smooth transition to working remotely enabled by long-term efforts

We were thrilled with the survey results, as promoting knowledge work both technically and in terms of employees’ skills has been a long-term effort for us. A little over a year ago we began determined efforts to offer training and instructions for knowledge work, also establishing a network of change agents. The ability to use knowledge work tools and common ways of operating become even more important when people work remotely. We can now happily enjoy the fruits of our labour.

As the Head of Knowledge Work, I am in charge of developing knowledge work and implementing best practices at K Group. Knowledge work refers to work in which people use, process and produce knowledge and information. In practice, all office workers can be considered knowledge workers, but there is a great deal of knowledge and information used also in logistics and our stores, for example. We estimate that K Group has some 5,000 knowledge workers in Finland.

As the Head of Knowledge Work, I act as a sort of glue between HR, IT and Communications. This is a unique role, as no other company employs a person with the same title and responsibilities. Our team provides training, workshops and instructions on tools and ways of operating, as well as supporting our over 90-person strong network of change agents. I consider our work very meaningful and there is a need for developing knowledge work further in K Group!

I strongly believe that when modern ways of working become more widespread, work will become even more effective. We will learn to share more and utilise efficient forms of collaborating. Using common knowledge work tools is starting to become an everyday thing for knowledge workers. This autumn we will examine how we could utilise the tools even more effectively, thus improving efficiency in our units. We will especially focus on e.g. developing meeting practices and utilising facilitation.

Various forms of support for remote working under exceptional circumstances

By no means do all K Group employees work remotely. For those who do, we have established common rules for multi-location work for guidance. Remote work can be very effective if the employee has a clear understanding of their own and their team’s goals and if the work does not require the person to work at a specific place.

When the extensive period of working remotely began this spring for our office workers, we quickly produced comprehensive guidelines to help people work from home. The guidelines included ways to maintain a sense of community and establish common rules for teams, as well as tips on ergonomics and wellbeing.

In addition, our physiotherapists held open virtual exercise sessions during the workday, and we paid even more attention to services that promote emotional wellbeing.

K Group has state-of-the art office facilities at the new K-Kampus headquarters in Helsinki and elsewhere, where we can happily work both independently and together with others. Few people would want to constantly work remotely.

We began a gradual return to office work in June, yet could still not meet all our colleagues at that time. This hybrid model of remote and office work actually posed bigger challenges for teams and especially for managers.

The months of collective remote work have enabled us to practice operating in a virtual community, and we have gained valuable experience for the future. I am certain people will need these and other knowledge work skills also going forward.

 

 

 

 

 

 

 

 

Pia Rytilahti
Head of Knowledge Work at K Group

The writer is a long-time K Group employee who has a passion for developing work culture and also strives for constant development as a person.

 

 

Jokaisen K-ryhmäläisen työ muuttui kevään aikana tavalla tai toisella koronaviruksen työelämään tuomien poikkeusjärjestelyjen myötä.  Toimistotyöläisillä muuttunut arki on näkynyt erityisesti pitkäaikaisena etätyönä ja tietotyön välineiden entistä syvällisempänä haltuun ottamisena.

Tietotyötä ja sen yhteydessä monipaikkaista työtä on K-ryhmässä johdettu systemaattisesti noin 1,5 vuoden ajan, mutta nyt etätyöhön liittyvät käytännöt ja opit joutuivat kerralla tosipaikan testiin. Kun etätyötä oli kulunut kuukausi, laadimme K:n etätyöhön siirtyneelle henkilöstölle kyselyn siitä miten etätyöskentely koetaan yleensä ja varsinkin pitkittyneessä etätyötilanteessa. Tulosten perusteella on meillä sujunut etätyö varsin hyvin!

590 vastaajaamme kertoi, että etätyö koetaan tehokkaaksi ja mielekkääksi työn teon tavaksi toimistotyön rinnalla. Kyselymme osoittaa, että yhteishenki, henkinen jaksaminen ja motivaatio ovat pitkän etätyöperiodin aikana olleet hyvällä tasolla. Parhaat arviot saivat työvälineet: palautteiden perusteella modernit tietotyökalut tekevät etätyöskentelystä varsin toimivaa. Tarpeellisiin sovelluksiin pääsee myös etänä ja osaaminenkin on kohdallaan. Sen sijaan työergonomiassa on ollut haasteita kotitoimistoilla.

Sujuva etätyöhön siirtyminen oli pitkällisen työn tulosta

Etätyökyselymme tulokset ilahduttivat kovasti, koska olemme jo pitkään panostaneet tietotyöhön sekä teknisesti että K:laisten osaamista kasvattamalla. Aloitimme määrätietoisen panostuksen tietotyön koulutuksiin, ohjeistuksiin ja muutosagenttiverkostoon reilu vuosi sitten. Etätyössä tietotyön välineiden käytön osaaminen ja yhtenäiset käytännöt korostuvat entisestään. Nyt poimimme tyytyväisenä työn hedelmiä.

Tietotyöjohtajana vastaan tietotyön kehittämisestä ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotosta K-ryhmässä. Tietotyö taas on työtä, jossa tietoa käytetään, käsitellään ja tuotetaan. Käytännössä voimme laskea vähintäänkin kaikki toimistotyöläiset tietotyöläisiksi – mutta tietoa käytetään valtavasti myös mm. logistiikassa ja kaupoissa. Varsinaisia tietotyöläisiä laskemme K:n Suomen toiminnoissa olevan n. 5000 henkeä.

Toimin tietotyöjohtajana eräänlaisena liimana HR:n, K IT:n ja viestinnän välillä. Roolini on ainutlaatuinen, tällaista nimikettä tai tehtäväkokonaisuutta ei vielä löydy muista yrityksistä. Tiimini kanssa tarjoamme erilaisia työtapojen ja -välineiden koulutuksia, työpajoja, ohjeistuksia ja tuemme yli 90 hengen  muutosagenttiverkostoamme. Koen, että työmme on todella merkityksellistä ja K-ryhmässä on suorastaan imua tietotyön kehittämiselle!

Uskon vahvasti, että kun saamme laajalti levitettyä moderneja työtapoja, muutumme entistäkin tuloksekkaammiksi. Opimme jakamaan enemmän asioita toisillemme ja hyödyntämään tehokkaita yhteistyön muotoja. Tietotyön yhtenäisten välineiden käyttö alkaa olemaan tietotyöläisillä peruskauraa. Syksyllä paneudumme entistäkin enemmän miten työvälineitä voisi käyttää vieläkin paremmin ja vaikuttaa siten yksiköiden työn tehokkuuteen. Tulemme panostamaan myös mm. palaverikäytäntöjemme kehittämiseen ja fasilitoinnin hyödyntämiseen.

Etätyötä on tuettu poikkeusajassa monin tavoin

Kaikki K-ryhmäläiset eivät todellakaan tee etätyötä. Niitä varten, jotka tekevät, meillä on toimivat monipaikkatyön säännöt, jotka antavat selkeät suuntaviivat. Etätyö voi toimia todella hyvin, jos oma ja tiimin tavoite on kirkas ja jos työtehtävä ei edellytä tiettyä työpistettä.

Toimistotyöläisiä koskevan etätyöperiodin alkaessa teimme lisäksi porukalla pikapikaa kattavan etätyöohjeistuksen tukemaan siirtymistä kotikonttorille. Ohjeistus kattoi asioita yhteisöllisyyden rakentamisesta ja yhteisten tiimin pelisääntöjen rakentamisesta aina työergonomiaan ja hyvinvointiin.

Oppaan lisäksi esimerkiksi fysioterapeuttimme omat vetäneet kaikille avoimia virtuaalisia taukojumppia ja mielen hyvinvointia tukeviin palveluihin on kiinnitetty entistä enemmän huomiota.

Meillä on myös hienot uudet tilat pääkonttorillamme K-Kampuksella Helsingin Kalasatamassa sekä muissa toimipisteissä. Niissä on ilo tehdä töitä, yksin ja toisten kanssa. Jatkuvaa etätyötä harva haluaa tehdä.

Vaikka palasimme lähityöhön 1.6. alkaen vaiheittain ja vuorotellen, niin kaikkia työkavereita ei näe edelleenkään samassa paikassa. Tämä hybridimalli on itse asiassa tiimeille ja varsinkin esimiehille haasteellisempaa kuin työskennellä puhtaasti etätyössä.

Etätyössä olleet ovat päässeet parin kuukauden ajan harjoittelemaan virtuaalista yhteisöllisyyttä. Saimme hyvää kokemusta tulevaisuuden varalle. Olen varma, että näitä sekä muita tietotyön taitoja tarvitaan työelämässä myös jatkossa.

 

 

 

 

 

 

 

Pia Rytilahti
K-ryhmän tietotyön johtaja

Kirjoittaja on pitkän linjan K:lainen, joka haluaa intohimoisesti kehittää työkulttuuria ja pyrkii itsekin jatkuvasti kehittymään ihmisenä.

Viimeisimmät postaukset
Blogiarkisto
Takaisin ylös