§ 1 Podmioty uprawnione do zgłoszenia naruszeń

1. Każdy pracownik Onninen Sp. z o.o. oraz były pracownik, pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek zarządu; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; może zgłosić naruszenie prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2. Naruszenie może zgłosić także osoba, o której mowa w ust. 1 Regulaminu, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług w Onninen lub już po ich ustaniu.

3. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.;

18) Kodeksu Postępowania Grupy Kesko (Kesko Code of Conduct).

4. Osoba zgłaszająca naruszenie prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych podlega ochronie w zakresie i na zasadach określonych w Ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.

§ 2 Przyjmowanie zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne naruszeń prawa wskazanych w 1 Regulaminu (dalej: zgłoszenia) powinny być składane pisemnie (w formie elektronicznej) poprzez:
a) kanał SpeakUp dostępny tutaj: https://kesko.speakup.report/K-Group ;

2. Podmiotem zewnętrznym upoważnionym przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń w sposób opisany w ust. 1 a) jest Kesko OYJ. Upoważnienie dla podmiotu zewnętrznego obejmuje: przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nie później niż w terminie 7 dni od jego otrzymania, przekazywanie informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, dostarczanie informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Wewnętrzna procedura nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe pozostawiane są bez rozpoznania.

4. Treść zgłoszenia wewnętrznego powinna zawierać dane sygnalisty, w tym co najmniej imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (np. adres, telefon, adres e-mail lub inny internetowy).

§ 3 Podejmowanie działań następczych

1. Spółka zobowiązana jest do podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności po każdym zgłoszeniu. Działania następcze obejmują weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. Informacja zwrotna będzie przekazywana zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał danych kontaktowych, na które należy przekazać informację zwrotną.

2. Działania następcze prowadzone są przez Dyrektora HR w Onninen Sp. z o.o. lub osobę pełniąca jego obowiązki.

3. Jeżeli okoliczności tego wymagają działania następcze mogą obejmować konsultacje z ekspertami zewnętrznymi, jak również współpracę z innymi podmiotami z Grupy Kesko.

4. Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów.

5. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa osoba upoważniona do prowadzenia działań następczych zobowiązana jest wystąpić do zarządu Onninen Sp. z o.o. lub, w przypadku zgłoszeń dotyczących innych podmiotów Grupy Kesko, osób w nich zatrudnionych lub zarządu Onninen Sp. z o.o., do centrali Grupy Kesko, o zastosowanie odpowiednich środków.

6. Środki stosowane w przypadku stwierdzenia naruszeń obejmują podjęcie wszelkich dostępnych działań mających na celu usunięcie zaistniałych naruszeń, w tym, jeśli wymaga tego charakter zgłoszonego naruszenia, powiadomienie odpowiednich organów publicznych lub wyciągnięcie konsekwencji przewidzianych prawem powszechnie obowiązującym lub regulaminami wewnętrznymi Onninen Sp. z o.o. (albo Grupy Kesko gdy mają one zastosowanie) w stosunku do osób odpowiedzialnych za naruszenie.

§ 4 Bezpośrednie zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zewnętrzne zgłoszenie następuje z pominięciem procedur określonych w niniejszym Regulaminie, bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia od sygnalistów.

3. Zgłoszenia te następują zgodnie z procedurami określonymi przez te organy.

§ 5 Wejście w życie

1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w Onninen Sp. z o.o. poprzez opublikowanie go w sieci Intranet.

2. Regulamin jest dostępny w Onninen Sp. z o.o. w sieci wewnętrznej Intranet oraz do wglądu w Dziale Kadr i Płac, a także na stronie internetowej kanału SpeakUp, a osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będą informowane o możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w trakcie rekrutacji.