K:laisen silmin

K-ryhmäläisten havaintoja, kokemuksia ja pohdintoja työelämästä ja maailmasta ympärillämme. Vaihtuvat kirjoittajat ovat K-ryhmän työntekijöitä eri toimialoilta.

Pitkäaikaiseen etätyöhön siirtyminen vaati tukea ja tietotyön johtamista

PIA RYTILAHTI | 24.06.2020

Jokaisen K-ryhmäläisen työ muuttui kevään aikana tavalla tai toisella koronaviruksen työelämään tuomien poikkeusjärjestelyjen myötä.  Toimistotyöläisillä muuttunut arki on näkynyt erityisesti pitkäaikaisena etätyönä ja tietotyön välineiden entistä syvällisempänä haltuun ottamisena.

Tietotyötä ja sen yhteydessä monipaikkaista työtä on K-ryhmässä johdettu systemaattisesti noin 1,5 vuoden ajan, mutta nyt etätyöhön liittyvät käytännöt ja opit joutuivat kerralla tosipaikan testiin. Kun etätyötä oli kulunut kuukausi, laadimme K:n etätyöhön siirtyneelle henkilöstölle kyselyn siitä miten etätyöskentely koetaan yleensä ja varsinkin pitkittyneessä etätyötilanteessa. Tulosten perusteella on meillä sujunut etätyö varsin hyvin!

590 vastaajaamme kertoi, että etätyö koetaan tehokkaaksi ja mielekkääksi työn teon tavaksi toimistotyön rinnalla. Kyselymme osoittaa, että yhteishenki, henkinen jaksaminen ja motivaatio ovat pitkän etätyöperiodin aikana olleet hyvällä tasolla. Parhaat arviot saivat työvälineet: palautteiden perusteella modernit tietotyökalut tekevät etätyöskentelystä varsin toimivaa. Tarpeellisiin sovelluksiin pääsee myös etänä ja osaaminenkin on kohdallaan. Sen sijaan työergonomiassa on ollut haasteita kotitoimistoilla.

Sujuva etätyöhön siirtyminen oli pitkällisen työn tulosta

Etätyökyselymme tulokset ilahduttivat kovasti, koska olemme jo pitkään panostaneet tietotyöhön sekä teknisesti että K:laisten osaamista kasvattamalla. Aloitimme määrätietoisen panostuksen tietotyön koulutuksiin, ohjeistuksiin ja muutosagenttiverkostoon reilu vuosi sitten. Etätyössä tietotyön välineiden käytön osaaminen ja yhtenäiset käytännöt korostuvat entisestään. Nyt poimimme tyytyväisenä työn hedelmiä.

Tietotyöjohtajana vastaan tietotyön kehittämisestä ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotosta K-ryhmässä. Tietotyö taas on työtä, jossa tietoa käytetään, käsitellään ja tuotetaan. Käytännössä voimme laskea vähintäänkin kaikki toimistotyöläiset tietotyöläisiksi – mutta tietoa käytetään valtavasti myös mm. logistiikassa ja kaupoissa. Varsinaisia tietotyöläisiä laskemme K:n Suomen toiminnoissa olevan n. 5000 henkeä.

Toimin tietotyöjohtajana eräänlaisena liimana HR:n, K IT:n ja viestinnän välillä. Roolini on ainutlaatuinen, tällaista nimikettä tai tehtäväkokonaisuutta ei vielä löydy muista yrityksistä. Tiimini kanssa tarjoamme erilaisia työtapojen ja -välineiden koulutuksia, työpajoja, ohjeistuksia ja tuemme yli 90 hengen  muutosagenttiverkostoamme. Koen, että työmme on todella merkityksellistä ja K-ryhmässä on suorastaan imua tietotyön kehittämiselle!

Uskon vahvasti, että kun saamme laajalti levitettyä moderneja työtapoja, muutumme entistäkin tuloksekkaammiksi. Opimme jakamaan enemmän asioita toisillemme ja hyödyntämään tehokkaita yhteistyön muotoja. Tietotyön yhtenäisten välineiden käyttö alkaa olemaan tietotyöläisillä peruskauraa. Syksyllä paneudumme entistäkin enemmän miten työvälineitä voisi käyttää vieläkin paremmin ja vaikuttaa siten yksiköiden työn tehokkuuteen. Tulemme panostamaan myös mm. palaverikäytäntöjemme kehittämiseen ja fasilitoinnin hyödyntämiseen.

Etätyötä on tuettu poikkeusajassa monin tavoin

Kaikki K-ryhmäläiset eivät todellakaan tee etätyötä. Niitä varten, jotka tekevät, meillä on toimivat monipaikkatyön säännöt, jotka antavat selkeät suuntaviivat. Etätyö voi toimia todella hyvin, jos oma ja tiimin tavoite on kirkas ja jos työtehtävä ei edellytä tiettyä työpistettä.

Toimistotyöläisiä koskevan etätyöperiodin alkaessa teimme lisäksi porukalla pikapikaa kattavan etätyöohjeistuksen tukemaan siirtymistä kotikonttorille. Ohjeistus kattoi asioita yhteisöllisyyden rakentamisesta ja yhteisten tiimin pelisääntöjen rakentamisesta aina työergonomiaan ja hyvinvointiin.

Oppaan lisäksi esimerkiksi fysioterapeuttimme omat vetäneet kaikille avoimia virtuaalisia taukojumppia ja mielen hyvinvointia tukeviin palveluihin on kiinnitetty entistä enemmän huomiota.

Meillä on myös hienot uudet tilat pääkonttorillamme K-Kampuksella Helsingin Kalasatamassa sekä muissa toimipisteissä. Niissä on ilo tehdä töitä, yksin ja toisten kanssa. Jatkuvaa etätyötä harva haluaa tehdä.

Vaikka palasimme lähityöhön 1.6. alkaen vaiheittain ja vuorotellen, niin kaikkia työkavereita ei näe edelleenkään samassa paikassa. Tämä hybridimalli on itse asiassa tiimeille ja varsinkin esimiehille haasteellisempaa kuin työskennellä puhtaasti etätyössä.

Etätyössä olleet ovat päässeet parin kuukauden ajan harjoittelemaan virtuaalista yhteisöllisyyttä. Saimme hyvää kokemusta tulevaisuuden varalle. Olen varma, että näitä sekä muita tietotyön taitoja tarvitaan työelämässä myös jatkossa.

 

 

 

 

 

 

 

Pia Rytilahti
K-ryhmän tietotyön johtaja

Kirjoittaja on pitkän linjan K:lainen, joka haluaa intohimoisesti kehittää työkulttuuria ja pyrkii itsekin jatkuvasti kehittymään ihmisenä.

Takaisin ylös