TIETOSUOJASELOSTE
PÄIVITETTY VIIMEKSI 2.1.2024

1. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

K-Tilipalvelu Oy
Y-tunnus 1634374-5

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla:

Postitse:
K-Tilipalvelu Oy, Helsinki
PL 150, 00016 KESKO

Puhelimitse: 010 5311
Palvelemme sinua maanantaista perjantaihin klo 7.30-18.00
Puhelun hinta on 8,35 senttiä/puhelu + 12,09 senttiä/minuutti.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme seuraavia tietojasi työsuhteen hoitoa varten:

• Henkilön perustiedot
• Muun muassa etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, henkilönumero, lähiosoite, sähköposti, hätäyhteyshenkilö, puolison nimi (K-ryhmän henkilökuntaetukorttia varten), työvaatekokotiedot, ulkomaalaisen työntekijän kohdalla myös kansalaisuus ja työnteko-oikeuden peruste
• Työsuhteen tiedot
• Muun muassa titteli, palkka, työaika, aiemmat työ- ja opiskelutodistukset, työsopimuksen muoto ja kesto
• Palkanmaksuun liittyvät perustiedot
• Muun muassa pankkiyhteystiedot, palkkaan, palkkioihin ja lisiin liittyvät tiedot sekä tehtävänimike
• Mahdolliset vähennykset palkasta
• Muun muassa ammattiyhdistykseen kuuluminen ja ulosottomaksut
• Poissaolot
• Muun muassa lyhyet ja pitkät poissaolot
• Työsuhde-etuudet
• Muun muassa matkapuhelin- ja autoetu
• Verotiedot
• Poissaolotiedot
• Muun muassa perhe-, opinto-, palkattomat vapaat
• Selvitykset, mikäli tehtävä tai asema edellyttää
• Muun muassa työhöntulotarkastus, luottotietotarkastus, turvallisuustarkastus, huumetestaus
• Työkykyyn ja terveydentilaan liittyvät selvitykset/ todistukset, mikäli edellytykset täyttyvät
• Muun muassa työkyvyn selvittäminen, työkykyarviointi, sairauspoissaolotodistus
• Suorituksen johtamiseen ja työsuoritukseen liittyvät tiedot
• Muun muassa kehityskeskustelut, potentiaalitiedot, palautteet, Puhutaan työ kuntoon -keskustelut, varoitukset
• Matkustustiedot matkalaskuja varten
• Työtapaturmaan tai ammattitautiin sekä niiden käsittelyyn liittyvät sisäiset ja vakuutusyhtiön käsittelyä varten tarvittavat tiedot
• Muun muassa kuvaus vahinkotapahtumasta, sairauspoissaolon kesto, ansiotiedot ja työhönpaluuseen liittyvät tukitoimet
• Tieto henkilön altistumisesta työssään biologisille tekijöille
• Muun muassa kuvaus miten ja milloin altistuminen tapahtunut, biologisen tekijän kuvaus

Käsittelemme seuraavia tietojasi rekrytointia varten:

• Henkilön perustiedot
  • Muun muassa etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, lähiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Ulkomaalaisen henkilön kohdalla kansalaisuus sekä työnteko-oikeus (oleskelulupakortti)
• Tehtävään liittyvät tiedot
  • Muun muassa aloituspäivämäärä, työaika, miksi hakija hakee ko.paikkaa, irtisanomisaika
• Koulutus- ja työkokemustiedot sekä osaaminen
  • Muun muassa työhistoriatiedot edellisistä työpaikoista, koulutus-, tutkinto- ja kurssitiedot, luottamustoimet
  • Muun muassa kielitaito ja IT-taidot
• Työhönottoa ennen suoritettavat selvitykset ja testit silloin, kun se on tehtävän kannalta mahdollista ja perusteltua
• Muun muassa henkilö- ja soveltuvuustestit, luottotietojen tarkastus, huumausainetestaus, turvallisuusselvitys ja työhöntulotarkastus
• Haastattelussa henkilön itse kertomat tiedot
• Mahdolliset rekrytoivien henkilöiden tekemät arviot ja muistiinpanot työnhakijasta
• Nimitysuutinen sisäisissä kanavissa
• Muut tiedot
  • Muun muassa tilinumero, suosittelija
• Liitteet
  • Muun muassa CV, hakemuskirje, kuva, mikäli henkilö on liittänyt ne hakemukseen
• Nimitysuutinen sisäisissä kanavissa

3. Missä tarkoituksessa henkilötietojasi käsitellään

Rekisterin käyttötarkoitus työsuhteen hoitoa varten on se, että voimme täyttää työsopimuksessa sovitut sekä lainsäädännöstä ja työehtosopimuksista tulevat velvoitteemme työnantajana.

Rekisterin käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi ja että siinä tarkoituksessa voimme vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää yhtiöömme hakeneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Voit hakea suoraan haluamaasi työtehtävää tai jättää avoimen hakemuksen.

Haluamme myös pitää osaamisestasi huolta ja varmistaa, että meillä on parhaat osaajat myös tulevaisuudessa töissä siten, että jatkuvuus on varmistettu. Tämän takia esimerkiksi käsittelemme suorituksen johtamiseen liittyviä tietojasi.

Näitä tietoja käytämme toimintojen ja henkilöstön kehittämiseen. Mikäli työsuorituksessasi on ollut ongelmia tai palautteet ovat olleet negatiivisia, selvitämme niitä ja puutumme niihin yrityksen normaalikäytäntöjen mukaisesti.

Työkykyyn ja terveyteen liittyviä tietoja käsittelemme sekä testauksia ja selvityksiä teemme vain lainsäädännön rajoissa silloin, kun tehtäväsi tai asemasi sitä edellyttää tai jos työssäsi aiheutuneet ongelmat antavat niihin muuten aihetta. Terveydentilatietoja käsitellään sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, tai kun käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien, terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi. Lisäksi terveydentilatietoja voidaan käsitellä muualla laissa erikseen säädetyissä tilanteissa. Tietoja biologisille tekijöille altistumisista käsitellämme voidaksemme täyttää työnantajavelvoitteemme turvallisuuslaista ja sen nojalla annetuista asetuksista johtuen.

Haluamme myös tarjota sinulle erilaisia työsuhde-etuja, minkä vuoksi käsittelemme joissakin tapauksissa henkilötietojasi laajemmin kuin säännöksistä tuleva velvollisuutemme edellyttää. Esim. puolison nimitietoa kysytään vain sen vuoksi, että samassa taloudessa asuvalle puolisollesi tarjotaan myös henkilökuntaetukortti. Työsuhde-edut voivat Keskon valinnan mukaan jatkua myös eläkkeellesiirtymisen jälkeen. Mikäli tietoja käsitellään vain näiden etujen tarjoamista varten, tietojen määrä minimoidaan.

Tietojen käsittely koostuu seuraavista käyttötarpeista:

• Tietojasi käytetään työsuhteesi hallintaan
• Tietojasi käytetään työnantajavelvoitteidemme hoitamiseen
• Tietojasi käytetään työsuhteeseen liittyvien etujen tarjoamiseen
• Eläkeläisen ja mahdollisen puolison tietoja käytetään erilaisten muistamisten ja em. etujen toteuttamiseksi

Henkilötietojesi käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Hakeutuessasi yhtiöömme työntekijäksi on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietojasi, jotta voimme ottaa sinut huomioon työntekijävalintaa tehtäessä. Palvelukseen hakeutuvana sinulla on perusteltu odotus odottaa, että käsittelemme tässä rekisterissä kuvattuja tietojasi, koska ne ovat yleisiä rekrytoinnissa käsiteltäviä henkilötietoja. Henkilötietosi on asianmukaisesti suojattu ottamalla huomioon sekä järjestelmiin liittyvät tietoturvavelvoitteet että koko muu henkilötietojen käsittelyn prosessi.

Turvallisuusselvitykset, henkilö- ja soveltuvuusarviot, huumausainetestaus sekä muut terveyteen liittyvät tarkastukset ja selvitykset voidaan tehdä vain silloin, kun se on tehtävän kannalta perusteltua ja vain laissa säädetyssä rajoissa. Edellä mainittujen käsittelyperusteena on suostumuksesi.

4. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi työsuhteen hoitoa varten seuraavasti:

• Työtodistuksen laatimiseen vaadittavia tietoja säilytämme 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.
• Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytämme työsuhteen keston ajan ja jälkeiset kaksi vuotta ja kolme kuukautta.
• Ulkomaalaisen henkilön henkilötiedot sekä työnteko-oikeuden tiedot säilytetään neljä vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen
• Matkustamiseen liittyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sen jälkeiset kuusi vuotta
• Poissaolotietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sen jälkeiset kuusi vuotta.
• Suorituksen johtamiseen liittyviä tietoja säilytämme kolme vuotta.
• Tarkastuksiin ja testauksiin liittyviä tietoja säilytämme enintään työsuhteen keston ajan ja sen jälkeiset kaksi vuotta ja kolme kuukautta. Mikäli tarkastuksissa ei ole ollut huomautettavaa säilytämme vain tiedon, että tarkastus on suoritettu.
• Kesko konsernista eläkkeelle siirtyneen työntekijän ja hänen puolisonsa nimi- sekä osoitetietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on voimassaoleva alennusoikeuskortti.
• Biologisille tekijöille altistumistiedot säilytetään 10 vuotta todetusta altistumisesta
• Mikäli henkilön ja työnantajan välillä syntyy oikeudellisia vaateita, tietoja säilytetään niin kauan kuin oikeudellinen vaade on käsitelty loppuun
• Palkkakirjanpito tilikauden päättymisestä 10 vuotta
• Palkkakirjanpitoon liittyvät muistiinpanot ja tositteet tilikauden päättymisestä kuluva vuosi ja sitä seuraavat kuusi vuotta
• Lääkärintodistuksia kuluva vuosi ja sitä seuraavat kaksi vuotta
• Palkkioihin ja kulukorvauksiin liittyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sen jälkeiset kuusi vuotta

Henkilötietojasi säilytetään seuraavasti:

• Yksi vuosi ja kolme kuukautta rekrytointipäätöksen tekemisestä/hakemuksen saapumisesta
• Kuusi kuukautta avoimen hakemuksesi saapumisesta

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen olemalla yhteydessä rekisterin ylläpitäjään.

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen

Sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuksi.

Tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos on vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

6. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää oikeuksiasi (mm. edellä kohdassa kuusi kerrotut oikeudet) lähettämällä meille henkilökohtaisesti allekirjoittamasi pyynnön kirjeitse yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Merkitse kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

7. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Käsittelemme rekisterinpitäjänä henkilötietoja itse, mutta käytämme myös apunamme erilaisia palveluntuottajia. Pyrimme käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaamme valitsemiemme palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

• HR-palveluiden tuottajat
• Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
• Soveltuvuusarvioinnin toteuttajat
• Työterveyspalvelujen tuottajat
• Rekrytointi- ja suorahakupalvelut

Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun henkilötietoihin on käyttömahdollisuus Intiasta käsin. Tästä tietojen siirrosta on tehty palvelutoimittajan kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita. Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en.

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

8. Valitusoikeus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

9. Välttämättömät tiedot Vähittäiskaupan Tilipalvelu VTP Oy:n palveluiden kannalta

Jotta voisimme ottaa sinut huomioon valitessamme työntekijöitä avoimiin työtehtäviin, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat rekrytointilomakkeissa ja haastattelussa pyydetyt tiedot. 

10. Tieto automaattisesta päätöksenteosta mukaan lukien profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa kuten profilointia rekrytoinnissa.

11. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

12. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

Työsuhteen hoitoa varten hankimme tietoja:

• Suomen Asiakastieto Oy:n palveluja käytämme taloudellisen tilanteesi selvittämiseen, mikäli se työtehtävän kannalta on perusteltua
• Saamme tietoja työnantajasi edustajilta, työtovereiltasi ja asiakkailta palautteiden muodossa
• Päivitämme Kesko-konsernista eläkkeelle siirtyneen henkilön ja mahdollisen puolison ajantasaiset osoitetiedot sekä kuolinpäivän väestötietojärjestelmästä

Rekrytointia varten hankimme tietoja:

• Suomen Asiakastieto Oy:n palveluja käytämme taloudellisen tilanteen selvittämisissä
• Psycon Oy ja Cresco Oy tekevät soveltuvuuden arviointeja
• Poliisi tekee turvallisuusselvityksiä
• Mikäli olet ilmoittanut suosittelijan, voimme suosittelijaltasi tiedustella sinusta liittyen työelämässä toimimiseesi ja työtehtäviesi hoitamiseen.
• Suorahakuyrityksistä saamme tietoa sinusta suorahakuyritykselle antamallasi suostumuksella

13. Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen  varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.