K-ryhmän SpeakUp-ilmoituskanava
1. Mikä on SpeakUp?
SpeakUp on K-ryhmän luottamuksellinen ilmoituskanava. Ilmoituskanavan avulla voidaan ylläpitää työntekijöiden, asiakkaiden ja sidosryhmien luottamusta Keskon ja K-ryhmän liiketoimintaan. Sen kautta K-ryhmän työntekijät sekä tavarantoimittajat, asiakkaat ja muihin sidosryhmiin kuuluvat henkilöt voivat ilmoittaa Kesko-konsernia, K-ryhmää tai Keskon eläkekassaa koskevia havaintojaan mahdollisista väärinkäytös- ja rikosepäilyistä tai K-ryhmän K Code of Conductin vastaisesta toiminnasta.
Ensisijaisesti työntekijöiden ja konsulttien tulee ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä omalle esihenkilölle tai K-ryhmän vastuuhenkilölle. Jos ilmoitusta ei jostain syystä voi tai halua tehdä ensisijaisille vastuuhenkilöille, voi käyttää SpeakUp-kanavaa, jossa kaikki ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti. Kanava mahdollistaa myös täysin anonyymin ilmoittamisen.
SpeakUp-palvelua ylläpitää K-ryhmän ulkopuolinen ja itsenäinen yhtiö People InTouch, jonka patentoitu SpeakUp® -raportointijärjestelmä on K-ryhmän lisäksi käytössä lukuisissa tunnetuissa yrityksissä. K-ryhmän SpeakUp-kanavasta, tutkintojen toteuttamisesta sekä jatkotoimista vastaa Compliance & Ethics -konsernitoiminto.
2. Mistä asioista voin ilmoittaa K-ryhmän SpeakUp-kanavan kautta?
Voit jättää K-ryhmän SpeakUp-kanavan kautta ilmoituksen mistä tahansa K-ryhmään liittyvästä väärinkäytösepäilystä. Sitä voi käyttää myös arvopaperimarkkinasääntelyn oletetuista rikkomuksista ilmoittamiseen. Huomioi kuitenkin, että kanava ei ole tarkoitettu kiireellisten ilmoitusten tekemiseen (esim. turvallisuutta uhkaavat tilanteet).
SpeakUp-kanavaa ei ole tarkoitettu K-ryhmän asiakaspalautteen antamiseen. Asiakaspalautetta voi antaa oheisen asiakaspalautelinkin kautta.
Tahallinen väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja voi johtaa myös oikeudellisiin seuraamuksiin.
3. Kuka käsittelee tekemääni ilmoitusta?
People InTouchin järjestelmää ylläpitävä henkilöstö vastaanottaa kaikki palveluun saapuneet viestit ja huolehtii tarvittaessa tekstin käännöksestä. Järjestelmää ylläpitäviä henkilöitä sitovat tiukat salassapitovelvoitteet, eikä Kesko saa selville ilmoittajan IP-osoitteita tai muita tunnistetietoja.
Kesko-konsernin Compliance & Ethics -konsernitoiminnosta vastaava johtaja ja toiminnossa työskentelevä Compliance & Ethics Officer käsittelevät Keskon tutkittaviksi tulevat SpeakUp-ilmoitukset.
Lisäksi Kesko-konsernin sisäisen tarkastuksen johtajalla on pääsyoikeus SpeakUp-järjestelmään. Tutkinnassa saatetaan tapauskohtaisesti tarvita muita asiantuntijoita tai viranomaisia.
4. Miten tietojeni luottamuksellisuus varmistetaan?
Kaikki ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti. K-ryhmä sitoutuu suojelemaan kaikkia hyvässä uskossa ilmoituksen tehneitä sekä varmistamaan, että minkäänlaisiin vastatoimiin ei ryhdytä.
Vaikka tapauksen tutkinta saattaa edellyttää tapaustietojen käsittelyä myös muiden asiantuntijoiden kanssa, ei heille paljasteta ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, mikäli tapauksen tutkiminen anonyymisti on mahdollista. Joissakin tapauksissa (erityisesti HR-liitännäisten tapausten kohdalla) ilmoitusta ei voida tutkia ilman, että tutkintaa tekevät asiantuntijat tai viranomaiset käsittelevät ilmoittajan henkilötietoja.
K-ryhmä noudattaa tinkimättömästi kaikkea soveltuvaa lainsäädäntöä myös ilmoitusten tutkimisessa ja ilmoittajien suojelemisessa. Sekä kansallinen että Euroopan Unionin ilmoittajansuojelulainsäädäntö asettaa K-ryhmälle velvollisuuden suojella unionin sekä tiettyjen kansallisen oikeudenalojen rikkomisesta K-ryhmälle ilmoittavia henkilöitä. K-ryhmä sitoutuu soveltuvaa lainsäädäntöä laajemmin suojelemaan kaikkia hyvässä uskossa ilmoituksen sille tehneitä henkilöitä. Lisätietoja Keskon syrjinnänvastaisista periaatteista löydät tästä linkistä.
Ilmoituksen voi jättää halutessaan myös täysin anonyymisti. Huomioi kuitenkin, että tutkinta saattaa edellyttää lisätietojen saamista: mikäli ilmoitus on jätetty anonyymisti eikä K-ryhmän mahdollisesti SpeakUp-kanavan kautta lähettämiin lisätietopyyntöihin vastata, voi tapauksen tutkinta vaikeutua tai estyä kokonaan.
Tarkemmin tietoa siitä, miten henkilötietoja käsitellään ilmoitusten tutkimisen yhteydessä löydät tietosuojaselosteesta.
5. Miten voin jättää ilmoituksen?
Voit jättää ilmoituksesi käyttämällä SpeakUp-verkkopalvelua, SpeakUp-applikaatiota (SpeakUp by People Intouch) tai puhelimitse. On suositeltavaa, että kirjoitat viestin etukäteen ylös, jotta ilmoitus on mahdollisimman selkeä. Muista ilmoittaa ilmoituksessasi kaikki tapauksen tutkimisen kannalta olennaiset tiedot.
Jätä ilmoituksesi osoitteessa https://kesko.speakup.report/K-Group
Jos haluat käyttää puhelinta, soita seuraavaan puhelinnumeroon: 0800 392 912.
Mobiilisovellusta käyttääksesi lataa App storesta/Google Play "SpeakUp by People Intouch" -sovellus ja joko käytä alla olevaa QR-koodia tai koodia 105442.
Voit joko kirjoittaa tai kopioida tekstiä ilmoitukseesi. Kun olet kirjoittanut ilmoituksen, paina lähetä-näppäintä, jolloin tapausnumero ja ilmoitus tulevat näkyviin ja voit tulostaa sen. Voit myös liittää asiaan kuuluvia dokumentteja ilmoitukseesi.
Jos jätät ilmoituksesi puhelimella, voit sanella sen äänimerkin jälkeen. Lausu viestisi mahdollisimman selkeästi.
Jätettyäsi ilmoituksen saat tapausnumeron. On erittäin tärkeää, että kirjoitat sen ylös. Tämän tapausnumeron perusteella voit myöhemmin lukea tai kuunnella viestin, jonka K-ryhmä lähettää vastauksena ilmoitukseesi. Mikäli jätät sähköpostiosoitteesi tehdessäsi ilmoitusta, saat viestin, kun ilmoitukseesi on vastattu.
Voit lähettää ilmoituksen myös postitse osoitteeseen:
Kesko Oyj
Lakiasiat, Compliance & Ethics -toiminnon johtaja
PL 1
00016 KESKO
Voit pyytää myös tapaamista Compliance & Ethics -toiminnon kanssa soittamalla Keskon vaihteeseen (+358 10 5311). Tapaaminen pyritään järjestämään niin pian kuin mahdollista ja se on aina luottamuksellinen.
6. Milloin saan vastauksen ilmoitukseeni?
K-ryhmä vahvistaa ilmoituksen vastaanottamisen seitsemän vuorokauden kuluessa. Tapauksen tutkinnan päätyttyä tai viimeistään kolmen kuukauden kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta saat K-ryhmän vastauksen ilmoitukseesi.
Saat vastauksen kirjautumalla uudelleen SpeakUp-verkkopalveluun ja antamalla tapausnumerosi.
Mikäli asiasi liittyy ennen 1.3.2024 jätettyyn ilmoitukseen käytä alla olevaa osoitetta: https://www.speakupfeedback.eu/web/heye3r/fi ja tunnuskoodia 17270.
7. Ulkoinen ilmoituskanava
Ilmoituksesi koskiessa ilmoittajansuojelua koskevassa kansallisessa lainsäädännössä tai direktiivissä listattuja aiheita voi ilmoituksen tehdä Suomessa myös oikeuskanslerin keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan ilmoittajansuojelulain mukaisten edellytysten täyttyessä. Mikäli ilmoituksesi koskee Kesko-konsernin ulkomaisia yhtiöitä, voi ilmoituksen tehdä paikallisesti määritellyille viranomaisille tai EU:n virastoille.
